Yeni bir internet projesine başlarken yapılmaması gerekenler

1206711_41147487Gerçekleştirmek istedikleri internet projeleri ile kapımızı çalan proje sahipleri ile farklı aşamalarda yaptığımız görüşmeler ve çalışma toplantılarında (“workshop”) gözlemlediğimiz önemli bazı konuları irdelemek istiyorum.

Sunum; Hazırlıklı Olmak İyidir

Bize gelen projelerin bir kısmı oldukça iyi belgelendirilmiş durumda sunulurken, bir kısmı sadece proje sahibinin veya ortaklarının zihninde canlandığı haliyle aktarılıyor. Tabi ara durumlar da söz konusu.

Tasarımcı seviyesinde olmasa dahi; projenizi geliştirme ekibine sunarken elinizde yazılı ve/veya görsel bazı taslaklar bulunsun. Bunları hazırlamak için harcayacağınız zaman öncelikle düşüncelerinizi kristalize etmenizi sağlar ve çalışma toplantılarının verimini artırır. Bunun tersi durumda, zihninizdeki resmi karşı tarafa aktarmak için daha fazla çaba (ve zaman) harcamanız gerekir. Üstelik bunu başardığınızdan emin olamayabilirsiniz.

Projenizin ilk taslaklarında olası anlayış farklılıklarının yansımalarını görebilirsiniz. Bunu önlemenin en iyi yolu önceden bir miktar hazırlık yapmış olmaktır.

Görsel Tasarım; Taklit Yaratıcılığı Öldürür

Görsel tasarım, potansiyel ziyaretçi ve kullanıcılarınızın karşılaşacakları arabirimin görünüş ve işlevselliğini etkiler. Proje sahiplerinin çoğu benzer veya rakip internet projelerini irdeliyor ve geliştirme ekibi ile paylaşıyor. Daha az sayıda proje sahibi ise sonucun neye benzemesi gerektiği konusunda fikir sahibi değil ve tasarım ekibinin desteğini bekliyor.

Her iki yaklaşımın da olumlu ve olumsuz yanları var. Rakiplerinizin projelerini taklit etmeye çalışmak ve tasarım ekibini bu doğrultuda yönlendirmek ekibin yaratıcılığını kısıtlarken, bir başlangıç noktası, bir örnek sunmak proje sürecini hızlandırabilir.

Tamamıyla sıfır noktasından hareketle proje geliştirmek, tasarım ekibinin yaratıcılığını üst düzeyde kullanmasına olanak tanırken taslak çalışma sürecini uzatır. Ne istediğinizi en azından temel hatları ile önceden bilir ve geliştirme ekibi ile paylaşırsanız süreci kısaltabilirsiniz. Bununla birlikte, örnek olarak sunduğunuz internet web sitelerinin hangi yönlerini kendi projenize yakın bulduğunuzu spesifik olarak belirlerseniz ekibin yaratıcılığını kullanmasının da önünü açmış olursunuz.

Veritabanı Tasarımı; Geleceği Düşünün

Günümüzde geliştirilen dinamik web sitesi projelerinin tamamına yakını veritabanı destekli olmak zorunda. Geliştirme ekibi projeniz konusunda sizden aldığı geribildirimleri kullanarak projenizin temel iskeletini oluşturacak bir veritabanı yapısı kullanmayı öngörür veya yeniden kurgular.

Geliştirme ekibinin size soracağı sorularla şekillenecek olan bu yapı, projenizin kısa vadeli isterlerine yanıt verecek düzeyde olacaktır. Bu aşamada proje sahibinin gelecekteki beklentilerini ve hedeflerini ekiple paylaşması son derece önemlidir. Bu hedefler veritabanı tasarımının daha en baştan çok farklı bir biçimde kurgulanmasını gerektirebilir. Proje belirli bir aşama kaydettikten sonra “ilerisi için de şunu planlıyordum…” demek birçok şeyin sıfırdan ele alınmasını ve yeniden tasarlanmasını gerektirebilir.

Örneğin bugün sitenizin yalnızca Türkçe içeriğe sahip olmasını istiyor, ancak gelecekte farklı dillere de kolayca uyarlanabilmesini bekliyorsanız bunu baştan belirtmeniz yararlı olacaktır.

Proje Fazları; Küçük Lokmalar

Projenizi mutlaka fazlara, aşamalara ayırın. Herşeyi bir arada isterseniz projeniz hiçbir zaman hayata geçemeyebilir veya fazlasıyla uzar. Doğru strateji, bir noktadan başlayıp oradan sonra adım adım ilerlemektir.

İnternet projeleri yaşayan birer organizma gibidir. Zaman içerisinde şekil değiştirirler, gelişir ve büyürler. Ama başlangıç noktaları genellikle daha basittir. Gündelik olarak kullandığınız web sitelerinde bu durumu gözlemlemiş olabilirsiniz.

Geliştirme Ekibi; İş Ortağınız

Bir internet projesi için geliştirme ekibi seçmek, raftan bir ürün satınalmak kadar basit bir süreç değildir. Siz, geliştirme ekibiniz ve projeniz arasında bir bağ kurulur ve proje hayatta olduğu sürece bu bağ devam eder, etmelidir.

“Yeğenim yaparım dedi ama beceremedi…”, “Liseli bir çocuğa verdik işi üniversiteyi kazandı gitti, iş ortada kaldı…”,”Parasını verdik yaptırdık, istediğimiz gibi olmadı…” cümleleri bir önceki denemelerinden ağzı yanan proje sahiplerinden duyduğumuz gerçek cümleler. Yeni bir projeye başlarken iş ortağınızın en az sizin kadar projenize sahip çıkmasını bekleyin.

Özetle… Projenizi hayata geçirecek ekiple iletişiminiz açık olsun. Aynı açıklığı onlardan da bekleyin; projenin farklı aşamalarında bilgilendirilmeyi, örnekler, çalışan taslaklar görmeyi isteyin. Projenizden beklentileriniz hakkında paylaşımcı olun, önemli detayları ve gelecek planlarınızı gizlemeyin, eğer güven konusunda sorununuz varsa gizlilik sözleşmesi talep edin.

 

Kriz ortamında proje yönetimi

Ekonomik kriz, birçok projenin iptalini veya ertelenmesini gündeme getirirken halen yürüyen projelerde de çeşitli zorluklar yaşanmasına yol açıyor.

Talep daralması ve yatırım iptalleri, gelecek öngörülerini etkiliyor. Bırakın altı ay, bir yıl sonrasını, yarını bilmek dahi oldukça zor.

Böylesi bir ortama kritik bir projenin tam ortasında yakalanan kurumların, tedarikçilerin ve özellikle de proje yöneticilerinin her şeyi eskisi gibi sürdürmeleri olası görünmüyor.

Kriz ortamında, yürüyen projeleri etkileme potansiyeline sahip çok sayıda etken var;

* Proje finansmanında yaşanacak güçlükler
* Maliyetlerdeki beklenmedik değişimler
* İş gücü kayıpları
* Beklentilerin değişmesi

Bunlardan sadece birkaçı.

Bu etkenlerin tamamen veya kısmen gerçekleşmesi bazı sonuçlara yol açar;

* Projenin gecikmesi
* Beklenen karlılığın elde edilememesi (tedarikçi açısından)
* Proje sahiplerinin ilgilerini yitirmeleri (projeyi ölüme terk etmek!)
* Projenin -geçici süreyle- durdurulması

Gibi…

Kriz ortamında proje yönetmek, projeyi olumsuz sonuçlara sürükleyebilecek etkenlerin tümünün öngörülmesini ve bu öngörülerin eylem planları ile desteklenmesini gerektirir.

Bu çalışmayı yapması gereken Proje Yönetimi, çalışmayı verilerle destekleyecek ve nihai kararları alacak olan ise hem müşteri hem de tedarikçi kuruluşların yetkililerinden oluşan yürütme komitesidir.

Proje Yönetimine düşen en önemli görev projeye dahil olan herkesin aynı gemi içerisinde olduğunun bilinci ile öngörülerini saklamadan, çarpıtmadan ve netlikle ortaya koymasıdır.

Bir Proje Yöneticisi açısından hiçbir şey yarım bırakılan bir proje kadar rahatsız edici olamaz.

Özellikle tedarikçiyseniz ve projenizi var olan bütçe ve zamanda tamamlamanızı engelleyecek ciddi sıkıntılar yaşıyorsanız, yeni öngörüleriniz geçmişteki varsayımlarınızla çelişiyor ise bu durumu mutlaka ve mutlaka müşteriniz ile açıkça paylaşın.

Profesyonel dürüstlük kapsamında değerlendirilebilecek bu tür bir yaklaşım size zarar vermez. Öngörülerinizin, eylemlerle desteklenmemesi durumunda projenin başarısızlığa uğraması genellikle daha büyük zararlar yaratır.

Bu durumun tersi de geçerli olabilir. Müşteri durumunda olan proje sponsorları, ani kararlar vermekten kaçınmalı ve bir projenin kaderini çizerken öngörülerini tedarikçileri ile açıkça paylaşmalı.

Kriz ortamında, bir projenin gelecekteki sonuçlarına ait beklentilerin olumsuz yönde çarpıcı biçimde değişmediği durumlarda proje sponsorlarının da tedarikçilerinden bazı fedakarlıklar beklemeleri olasıdır.

Müşteri konumunda olan sponsorlar, tedarikçilerine bu yöndeki taleplerini iletmekte genellikle daha rahat hareket edebilirler. Tedarikçiye düşen ise bu talepleri almak, mümkün olduğunca tarafsız bir bakış açısıyla değerlendirmek ve olumlu-olumsuz kararların sonuçlarını da dikkate alarak yanıtlamaktır.

Krizler, finansal gerçeklerin sonucu doğuyor ve psikolojik etkenlerle büyüyor. Bu nedenle, krize büyük bir projenin ortasında yakalanan proje paydaşları öncelikle empati ve sabırla hareket etmeli.

Tüm paydaşlar, şimdiki ve gelecekteki durumlarını iyi değerlendirmeli ve Proje Yöneticilerini öngörülerini ve beklentilerini açıkça paylaşmaya teşvik etmelidir.

Hoşçakalın…

(Bu yazımın aslı BTdünyası‘nda yayınlanmıştır.)