Proje yönetiminde; zaman, kalite ve maliyet

Proje yönetiminin birkaç “olmazsa olmaz” kuralı vardır. Bunların başında da zaman-kalite-maliyet üçgenini dengede tutabilmek gelir. Üç bileşenin işleyiş mekanizmaları, birbirlerine etkileri doğru kavrandığında hem proje yönetimini yürütenler hem de proje sahipleri arasındaki çatışmaların önlenebilmesi beklenir.

Bir projenin hayata geçirilmesi (gerçekleştirimi) sırasında söz konusu üç unsurun (zaman, kalite ve maliyet) her zaman için planladığı şekilde yönetilmesi mümkün olmayabilir.

Zamanında tamamlanamayan proje adımları (görevler), özellikle de “kritik yol” adı verilen ve proje toplam süresini doğrudan etkileyen işler çizelgesi üzerinde iseler projenin belirlenen zamanda bitirilmesi olanaksızlaşabilir.

Proje yönetim felsefesini hicvetmek için söylenen “Bir bebeği 9 ayrı kadın 1 ayda dünyaya getirebilir.” espirisinde altı çizildiği gibi, bazı görevleri kaynak çoğaltımı yoluyla daha kısa sürede tamamlamak olanaksızdır. Bu tür görevleri zamanında bitirmenin yolu kaliteden ödün vermek gibi görünebilir.

Kalite kavramı, proje yönetiminin geçmiş dönemlerinde zaman ve maliyet unsurlarının yanında daha geri planda, ikincil öneme sahip iken son yıllarda en az diğer iki unsur kadar ilgi çekmeye başladı.

Kaliteden fedakarlık yapmanızı gerektiren durumların yanında, kaliteyi beklentinin üzerine çıkarmanız gereken veya istemeden de olsa çıkardığınız durumlar da yaşanacaktır. Kalite- maliyet ilişkisi genellikle doğrusal ve eş yönlüdür. Kaliteyi artırırken maliyetiniz artar, kaliteden ödün verirken maliyetiniz azalır (veya azalması beklenir.)

Zaman-kalite arasındaki ilişkide, zamanın “bollaşması” veya en azından plana uygun kullanılabilmesi durumunda kalite planlarının sorunsuz yürümesi beklenir. Tersine, zamanın daralması (ötelenen işler!) yine kaliteden taviz anlamını taşır.

Zaman ve Maliyet ilişkisi,diğer bağıntılardan çok daha fazla doğrusallık taşır. Zamanın uzaması, birçok proje için doğrudan para kayıbı anlamına gelir. Bu kayıp kimi zaman projenin tamamlanması ardından beklenen gelirin zaman maliyeti olabileceği gibi proje gerçekleştirim maliyetlerinin zamana bağlı yükselişi ile de oluşabilir.

Maliyet yapısının değişimi (artan ücretler, kur dalgalanmaları, değişen faiz oranları) özellikle dış finansman gerektiren projelerin hayatı üzerinde çarpıcı etkiye sahiptir. Bir kaynağın maliyetindeki ani yükselme, zamanı uzatarak veya alternatif -düşük maliyetli- kaynaklar kullanarak tolere edilebilir. Ya da proje bütçesi revize edilebilir (tabii ki proje sahiplerinin onayı ile.)

Yukarıdaki “tablo” bize şunu söylüyor; eğer bir diğeri, planlı biçimde değiştirilemiyorsa, üç proje unsuru arasındaki “takas”ın mutlaka bir maliyeti olacaktır. Örneğin, zaman uzarken, uzayan zamanı tolere edebilecek bütçe revizyonlarını yapamıyorsanız maliyetleriniz artacak ve/veya kaliteden ödün vermek zorunda kalacaksınız. Kalitenin artırılması gerekiyorsa yine zaman ve/veya maliyet bileşenlerini yeniden planlamak durumundasınız.

Herhangi bir projenin uygulayacısı değil, sahibi, müşterisi durumundaysanız da yukarıdaki unsurları dikkatle kontrol altında tutmak zorundasınız. Önümüzdeki yazılarda, her bir bileşenin yaratacağı etkileri bağımsız olarak ele almaya ve kontrol yöntemlerini, araçlarını detaylandırmaya çalışacağım.

Hoşçakalın…